商业制胜利器 Office 365助中小企业入高速路

2017-07-27 14:21:00 作者:王婷婷 分类 : 比特网

  愈演愈烈的商业大战如同一场没有硝烟的战争,科技武装则是能打响胜利的第一枪。对于高增值高成长空间的科技行业中小企业来讲,工作效率不仅仅只是影响成本的因素,它已经可以成为获取利润的战略工具。

  Office 作为日常广泛使用的办公软件能使这一目标得以实现。过去,办公软件大大提高了员工办公能力和效率。而随着技术的发展,传统的办公软件已经不能再满足中小企业用户的需求。基于端的 Office 365 则凭借其强大而灵活易用的功能,成为了科技行业中小企业成长的新帮手,让中小企业在商业大战的洪流翻滚中屹立不倒,笑到最后。

  易鲸捷:15 个月成长四倍的“秘诀”

  上海易鲸捷信息技术有限公司(以下简称“易鲸捷”)是一家致力于为跨行业客户提供融合大数据平台初创企业。正所谓麻雀虽小,五脏俱全。易鲸捷拥有中国和美国硅谷共 4 处办公地点,内部也清晰划分为技术、销售、财务、人力资源四大业务结构。易鲸捷技术服务总监金剑表示,正是这样的架构和地理分布情况,要求公司选择沟通便捷、远程培训、支持公司知识库以及便于协作的办公软件。抱着这样的目的,易鲸捷从去年开始部署了 Office 365。

  对于中小型企业而言,自建服务器成本极高。“Office 365 按月或按年付费方式,很大程度分摊公司 IT的成本和风险。”金剑评价道,“而沟通便捷更是 Office 365 的过人之处。由于员工多地办公,信息及时互通尤为重要,Outlook 邮箱收发信及时且手机同步性,效果非常理想。”此外,Skype for Business 也帮助易鲸捷实现远程开会和培训,录屏和笔记还可存档为培训资料。OneDrive for Business 则方便存放共享文件、代码等。

  易鲸捷还基于 SharePoint 自建了内部 OA 系统,同时能极大地满足易鲸捷员工需求。例如,公司利用SharePoint 的新闻源作为内部信息发布的工具;售后技术服务团队管理可以在 SharePoint 日历上安排售后人员工单;技术人员可将服务客户的情况汇总成一张表格,后期用于公司资产管理、财务上结算;人力部门可以管理员工在职情况; 行政部进行民主调查等等……这些功能实现都可以基于 SharePoint 自带应用插件实现。

  使用SharePoint自带应用插件可以实现多种企业内部应用功能

  自 2015 年成立 20 个月以来,易鲸捷已由40 人的团队成长为拥有 80 多名员工的企业。金剑认为公司之所以能够在短时间内实现快速井喷,呈现四倍增长的秘诀就是“业务的选择——只做海量数据数据库;人员的专业性——80% 员工都是技术人员;通过统一的办公套件一——选择一套完整的云上办公套件,即Office 365,不花额外的人力和财力在基础 IT 运维上,专注业务。”

  智在四方:走一条不同孵化器的技术增值路

  眼下市场风云变化,很多好的创意和理念通过孵化器的支持得以成为现实、服务社会。传统孵化器只是对进入孵化器的企业提供“办公场地+外部环境”等硬件。而名为隶属于青岛睿哲新网络科技股份有限公司的智在四方孵化器(以下简称“智在四方”)则更关注于世界前沿技术的研发、孵化及技术转移,采用投资与技术入股的方式,为创业者提供一站式服务。Office 365 则是智在四方提供的重要服务之一。

  利用 Office 365,智在四方为在孵企业提供域名管理服务。而 SharePoint 文件服务器统一项目管理方案则能让智在四方为客户提供定制化方案和支持。“孵化企业都是小精尖的团队,他们的办公模式有自己的特点,例如项目执行时会有大量繁复的沟通和文件往来、与客户交谈的非正式会议内容如何快速记录笔记和分享,以及跨部门的协作和文档更新。Office 365 对于应对这些场景,再合适不过了。” 智在四方创始人王晓栋评价说。

  王晓栋特别强调:“智在四方给不同在孵企业部署不同的域名来区分邮箱别名。孵化企业使用的是同一批企业采购账号,相当于一个企业下的若干子账号。在孵企业同智在四方沟通使用主账号,与合作方交流使用邮箱别名,不仅能够保证对外形象,更能帮助中小型创业公司在融资进程中达到事半功倍的效果。”

  智在四方利用Office 365为在孵企业员工分配主邮箱和邮箱别名

  在项目拓展上,Office 365 的价值更为重要,以前,员工得靠脑子或纸笔记会议要点,容易遗漏。现在利用 Office 365 中 OneNote 云端笔记本功能,可以随时记录和分享。所有项目成员还可以一起在云端编辑协作,并保持文档的最新版本。这个功能也是普通 OneNote 所不具备的。当项目进入报价和方案撰写的阶段时,利用 SharePoint 文件服务器,通过Excel进行估算和报价、制定项目规划,再通过 SharePoint 将最终版汇报以邮件形式发送给客户,也极大的提高了流程的流畅性和效率。

  智在四方利用简单、高效、便捷的 Office 365 应用很好地解决了孵化企业的难点和痛点,对症下药解决了初创企业最需要帮助的问题,成功抢占市场先机并出奇制胜,走出一条不同寻常的孵化之路。

  exands:化繁为简的市场部才能实现高效运转

  exands 是一家在市场内有着四年积累的稳健发展的中小企业,是一家以商业无线网络为核心的客商互动系统服务商,同时也是 WiFi 短消息认证、全国漫游功能的发明者。从 2012 年到 2015 年,这家“不免费”的商业 WiFi 运营商收入增长了 16 倍。作为一个员工人数不多的团队,为如此多客户提供高效、专业的服务,exands 借助的是创新力、先进的管理,其中也包括协作软件。Exands 公司市场部总监介绍说:我们市场部只有 3 位员工,每个月都要承担多个市场活动的策划和执行。市场活动事无巨细,而且需要频繁的跨部门合作,我们需要一个高效得力的工具和助手。Office 365 各种组件就帮了大忙,让一切化繁为简,沟通更加顺利流畅。”

  通过 Exchange 日历,活动负责人可以提前将信息和要求发送给诸位同事并通过系统推送提醒,免去了从前反复沟通却仍可能出错的负担。Exchange 日历还支持移动端同步,市场部同事在外出时可通过手机日历填写申请;对接同事也只需要打开日历查看其日历状态即可,减少无效沟通。

  exands市场部员工通过移动端提交外出申请

  SharePoint 文件服务器也帮了大忙。清晰的权限划分保障了 exands 公司资料的安全性;随时随地访问,完美满足了市场部经常奔波在外的工作需求。而通过公司网站提供市场部共享邮箱,市场部员工也能清晰追踪展会信息和媒体记者联系邮件并进行跟进。“现在 exands 的市场活动的每个环节都在使用 Office 365,它是我们高效办公,处理复杂项目而不凌乱的重要保证。”

  科技行业更为重视技术的力量,无论企业规模,都志在通过技术来转变业务模式、提高业务效率、增强变现能力。传统的 Office 办公软件也在云计算大浪中腾云直上,化身 Office 365 云端组件为新时代企业提供增强版服务,在各个环节保障企业的顺利流畅的运作和项目灵活高效的实施,成为其决胜商业大战的秘密武器。

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